Питание сотрудников как переменный расход, а не как бюджет

Как это выглядит у сотрудника

снимок зелёного экрана оплаты
с суммой и коротким кодом

Снимки сделаны в работающем приложении на телефоне. Данные в них демонстрационные — заведения и суммы тестовые.

На нашем стенде от нажатия «Подтвердить» до зелёного экрана — 0,83 секунды, активация по ссылке — 3,9 секунды. Это наши замеры, не обещание для вашего офиса; на пилоте вы увидите свои.

Сколько это стоит компании

Сервису — ноль. Абонентской платы нет, платы за сотрудника нет, платы за подключение нет. Мы зарабатываем на комиссии с заведения.

Заведению — по факту обеда. Компания пополняет свой счёт и тратит его по мере того, как люди едят. Отпуск, больничный, командировка — расхода нет.

Вы задаёте потолок. Дневная сумма на человека, дни недели (будни, выходные, «2 через 2» или каждый день) и максимум оплат в день.

Дневную сумму вы задаёте сами. Мы подскажем, какая укладывается в льготу по подоходному налогу — см. раздел для бухгалтера.

Что видит и чем управляет компания

• дневной лимит на человека и расписание по дням;
• ограничение числа оплат в день;
• отчёт по каждому сотруднику: сколько оплат, в какие дни, сколько потрачено, когда была последняя;
• строки на весь штат, а не только на тех, кто тратил: под фамилией без трат написано, почему — не открыл приглашение, ни разу не покупал, не покупал в этом периоде;
• текучка: сотрудник уволился — кнопка «Заблокировать» в его карточке, доступ к дотации пропадает в тот же момент, а потраченное до этого остаётся в отчёте за период;
• две выгрузки в CSV — по дням и по сотрудникам, открываются в Excel без плясок;
• остаток счёта в реальном времени, посчитанный из проводок.

Всё это компания видит в своём кабинете, а не через нас: доступ ограничен вашей компанией — чужих компаний, чужих денег и наших внутренних экранов из него не видно.

Что происходит с деньгами

Ничего не сгорает. Неистраченная дневная сумма ниоткуда не списывается — она и не начисляется. Остаток лежит на счёте компании и тратится следующими обедами.

Ошибку кассы можно отменить в течение 24 часов с обязательным указанием причины; отмена возвращает деньги на счёт компании.

Каждое движение денег записано двумя сторонами и не переписывается. Журнал действий защищён на уровне базы: строку в нём нельзя изменить или удалить. Каждую ночь система сама сверяет документы с деньгами и пишет нам, если что-то разошлось.

Неудобное, которое мы пишем сами. Вывести неиспользованный остаток обратно на расчётный счёт компании через систему сейчас нельзя — возврат оформляется отдельно, документами.

Где сотрудники будут есть

Мы подключаем заведения под конкретный адрес. Рабочее расстояние — 500–700 метров от входа: столько остаётся на дорогу при часовом перерыве.

Перед запуском мы приходим к вам с адресом и подключаем несколько точек вокруг: столовую или кафе с обедом под вашу дневную сумму и пекарню либо кофейню, чтобы тратился остаток. Заведению подключение не стоит ничего, поэтому это вопрос недели, а не переговоров о бюджете.

Как подключиться

1. Подключаем заведения вокруг вашего адреса.

   Вы называете адрес офиса, мы обходим точки в 500–700 метрах. Заведению подключение бесплатно, оборудование не нужно: достаточно наклейки с QR, а если есть планшет — ещё и экран кассы в браузере.

2. Название компании и УНП.

   Этого достаточно, чтобы завести компанию в системе.

3. План питания: дневная сумма, расписание, максимум оплат в день.

   Минуты. Максимум оплат по умолчанию — три, чтобы остаток можно было потратить на кофе.

4. Список сотрудников файлом.

   CSV из Excel, до 5 000 строк. Перед записью система делает сухой прогон и показывает, что именно будет создано и где ошибки.

5. Счёт на пополнение.

   Мы выставляем счёт, вы оплачиваете; срок оплаты по умолчанию — 7 календарных дней. Обычно это самый длинный шаг, и определяет его ваша бухгалтерия.

6. Приглашения сотрудникам и доступ кадровику.

   Печатаем карточки — по одной на человека, с персональным QR — и раздаём из рук в руки. Кадровику отдаём памятку и заводим учётку, ограниченную вашей компанией.

7. Первый обед.

   Сотрудник открывает ссылку в Telegram, видит свою сумму и список заведений. У кассы — QR с планшета, наклейка на стене или шестизначный код голосом, если камера не читает.

8. Отчёт и выплаты.

   Вы в любой момент видите остаток и расход по каждому сотруднику. Заведениям мы платим раз в неделю.

9. Текучка.

   Уволился — нажимаете «Заблокировать», доступ пропадает в тот же момент. Принят новый — строкой в тот же файл.

Техническая часть — часы. Реальный календарь определяют две вещи: сколько заведений уже подключено рядом с вашим офисом и как быстро проходит оплата счёта. Пилот на 10–15 человек стартует в течение недели после оплаты, если сеть вокруг адреса уже собрана.

Чего мы не делаем

• Нужен Telegram. Приложение сотрудника существует только внутри него; вне Telegram открывается экран «это приложение открывается только внутри Telegram». Тем, у кого его нет, придётся его поставить.
• Нельзя доплатить своей картой сверх дотации: если обед дороже, оплата отклоняется целиком. Поэтому комбо в меню подбираются под вашу дневную сумму.
• Мы не возим еду. Сотрудник приходит в заведение сам.
• Мы не интегрируемся с кассовым ПО. Заведению нужен только браузер, но «пробить через iiko» мы не умеем.
• Возврат остатка на расчётный счёт — вне системы, документами.

Что работает и что дальше

Список меняется по просьбам клиентов, и дат в нём нет намеренно: обещанный срок — это то, за что предъявляют, а мы предпочитаем, чтобы предъявляли за работающее.

Пилот

Формы на сайте нет намеренно: писать предлагается человеку, а не ящику, и эти ссылки работают, даже если наши серверы лежат.